Entendiendo como se comporta Microsoft Project

Hay un numero de factores que indican como Microsoft Project piensa, los dos principales factores son:

1. La formula del calendario
2. El tipo de tarea

La formula del calendario esta compuesta de tres variables:

1. Unidades: El porcentaje de tiempo requerido por un recurso o recursos para completar la tarea.
2. Duración: El numero de días de trabajo requeridos para completar la tarea
3. Trabajo: El esfuerzo requerido para completar la tarea

La voz popular dice que la formula del calendario es: Unidades X Duración = Trabajo

Vamos a comprobarlo, cuando inicialmente asignas un recurso a una tarea, esta es la formula que es utilizada, Ejemplo:

Creamos una tarea que tiene 5 días en duración

Ahora asignamos un recurso a esta tarea

Tan pronto como asignamos el recurso a la tarea, el trabajo cambia a 40 horas; fue calculado de la siguiente manera:

• Unidades x Duración = Trabajo
• 100% x ( 5 x 8 horas diarias según calendario estándar ) = 40
• 100% x 40 = 40 horas

Usando matemáticas simples, podemos re-escribir nuestra ecuación para cada una de las diferentes variables, dando como resultado tres diferentes maneras de ver la formula del calendario:

• Unidades x Duración = Trabajo
• Trabajo / Duración = Unidades
• Trabajo / Unidades = Duración

Ahora analicemos el funcionamiento de Microsoft Project

Lo primero que tenemos que hacer es introducir el tipo de tarea en el campo “Type”.

Por defecto esta como “unidades fijas” fixed units, pero existen tres tipos de tareas

1. Duración Fija
2. Unidades Fijas
3. Trabajo Fijo

Veamos como se calcula la DURACION, para esto dejaremos el tipo de tarea como unidades fijas y cambiaremos el trabajo a 80 horas, lo cual de forma automática cambia la duración a 10 días.

La duración de 10 días fue calculada de la siguiente manera:

Trabajo / Unidades = Duración
80 / 100% = 80
ó
80 / 100% = ( 80 / 8 )
ó
80 / 100% = 10 días

Si este comportamiento quisiéramos esquematizarlo en una pequeña tablita se veria de la siguiente manera:

Pasemos a observar como se calcula el TRABAJO, partiendo de nuestro escenario inicial

Dejaremos el tipo de tarea como unidades fijas e ingresaremos 10 días de duración

Así es como el trabajo fue calculado:

Unidades x Duración = Trabajo
100% * 10 días = 80
ó 
100% * 10 días = ( 10 * 8 )

ó
100% * 10 días = 80 Horas Trabajo

Sigamos ahora con el análisis del calculo de las UNIDADES, partiendo del escenario inicial

Cambiamos el tipo de tarea a Duración Fija e ingresamos 20 horas de trabajo

Las unidades fueron calculadas de la siguiente manera

Trabajo / Duración = Unidades
20 / 5 días = 50%
ó
20 / 5 días = 20 / (8 * 5)
ó
20 / 5 días = 20 / 40
ó
20 / 5 días = 0.5

En resumen

Existen tres diferentes tipos de tareas:

1. Unidades Fijas
2. Trabajo Fijo
3. Duración Fija

Hay tres diferentes variables en la formula de calendario:

1. Unidades
2. Trabajo
3. Duración

La combinación del tipo de tarea configurada y la variable de la formula modificada, determinan como Microsoft Project se comporta.

La siguiente matriz puede ayudar a comprender como se comporta Microsoft Project

Saludos…