Sobre la vista calendario las tareas individuales son representadas como óvalos delineados de color azul a través de las columnas que representan los días del calendario, las tareas resumen tienen color azul remarcadas y los hitos con fondo negro como se muestra en la siguiente imagen:

Saludos…

                      

Microsoft Project nos permite de una manera sencilla tener toda estas perspectivas de nuestro proyecto a través de las vistas, por lo tanto podríamos definir una vista es una herramienta para examinar el proyecto desde diferentes aspectos., Microsoft Project básicamente usa tres tipos de vistas en combinación:

• Vista Graficas: Presenta la información utilizando imágenes
• Vista Tablas: Presenta la información en filas y columnas, en esta vista cada fila representa la información completa de la tarea o recurso en el proyecto y cada columna representa campo que identifica la información que estas almacenando acerca de la tarea o recurso.
• Vista Formularios: En este tipo de vista la información se presenta de manera individual para un ítem o tarea en el proyecto.

La vista que aparece por defecto al crear un proyecto es la Vista Grafica de Gantt.

                      

Existen los siguiente tipos de plantillas:

• The Global file (Global.mpt): Es un archivo que contiene la configuración por defecto aplicada a todos los nuevos proyectos, por ejemplo la vista desplegada al inicio, las unidades en las cuales el trabajo es desplegado (horas, días o semanas) y si el calculo en el calendario es manual o automático.
• The Enterprise Global Template:Se encuentra disponible solo en Microsoft Project Professional, es un conjunto de configuraciones dentro un proyecto especial en el servidor y es usado en todos los proyectos de la organización. Esta plantilla asegura que todos los proyectos dentro de la organización sigan un estándar, como uso de vistas, campos y tablas. Es solo modificable por las personas que tienen privilegios explicitos sobre el servidor.
• Template files: Son proyectos que se guardan como plantillas que sirven como base para diseñar futuros proyectos.

En cuanto al The Global File

No se puede abrir en Microsoft Project 2007, dado que solo es un conjunto de configuraciones aplicable a todos los proyectos. Sin embargo a través del Organizador puedes modificarlo para anexar o quitar nuevas configuraciones. Normalmente cualquier cambio hecho a vistas, tablas, filtros, calendarios, reportes y formularios son locales y aplican solo al archivo de Project actual y cualquier cambio hecho a las barras de herramientas p menús son guardados en el Global File por lo cual aplican para todos los los archivos de Project en la computadora, los cambio hechos a los módulos de Visual Basic for Applications (VBA) pueden ser locales o globales.

NOTA: Cuando abres un Enterprise Project desde Project Server las configuraciones en el Enterprise Global Template como vistas, barras de herramientas, tablas, etc. son aplicadas al proyecto, después de esto cualquier item que no tenga el mismo nombre en el global template es aplicado al proyecto.

Saludos…

                      

1. La formula del calendario
2. El tipo de tarea

La formula del calendario esta compuesta de tres variables:

1. Unidades: El porcentaje de tiempo requerido por un recurso o recursos para completar la tarea.
2. Duración: El numero de días de trabajo requeridos para completar la tarea
3. Trabajo: El esfuerzo requerido para completar la tarea

La voz popular dice que la formula del calendario es: Unidades X Duración = Trabajo

Vamos a comprobarlo, cuando inicialmente asignas un recurso a una tarea, esta es la formula que es utilizada, Ejemplo:

Creamos una tarea que tiene 5 días en duración

Ahora asignamos un recurso a esta tarea

Tan pronto como asignamos el recurso a la tarea, el trabajo cambia a 40 horas; fue calculado de la siguiente manera:

• Unidades x Duración = Trabajo
• 100% x ( 5 x 8 horas diarias según calendario estándar ) = 40
• 100% x 40 = 40 horas

Usando matemáticas simples, podemos re-escribir nuestra ecuación para cada una de las diferentes variables, dando como resultado tres diferentes maneras de ver la formula del calendario:

• Unidades x Duración = Trabajo
• Trabajo / Duración = Unidades
• Trabajo / Unidades = Duración

Ahora analicemos el funcionamiento de Microsoft Project

Lo primero que tenemos que hacer es introducir el tipo de tarea en el campo “Type”.

Por defecto esta como “unidades fijas” fixed units, pero existen tres tipos de tareas

1. Duración Fija
2. Unidades Fijas
3. Trabajo Fijo

Veamos como se calcula la DURACION, para esto dejaremos el tipo de tarea como unidades fijas y cambiaremos el trabajo a 80 horas, lo cual de forma automática cambia la duración a 10 días.

La duración de 10 días fue calculada de la siguiente manera:

Trabajo / Unidades = Duración
80 / 100% = 80
ó
80 / 100% = ( 80 / 8 )
ó
80 / 100% = 10 días

Si este comportamiento quisiéramos esquematizarlo en una pequeña tablita se veria de la siguiente manera:

Pasemos a observar como se calcula el TRABAJO, partiendo de nuestro escenario inicial

Dejaremos el tipo de tarea como unidades fijas e ingresaremos 10 días de duración

Así es como el trabajo fue calculado:

Unidades x Duración = Trabajo
100% * 10 días = 80
ó 
100% * 10 días = ( 10 * 8 )

ó
100% * 10 días = 80 Horas Trabajo

Sigamos ahora con el análisis del calculo de las UNIDADES, partiendo del escenario inicial

Cambiamos el tipo de tarea a Duración Fija e ingresamos 20 horas de trabajo

Las unidades fueron calculadas de la siguiente manera

Trabajo / Duración = Unidades
20 / 5 días = 50%
ó
20 / 5 días = 20 / (8 * 5)
ó
20 / 5 días = 20 / 40
ó
20 / 5 días = 0.5

En resumen

Existen tres diferentes tipos de tareas:

1. Unidades Fijas
2. Trabajo Fijo
3. Duración Fija

Hay tres diferentes variables en la formula de calendario:

1. Unidades
2. Trabajo
3. Duración

La combinación del tipo de tarea configurada y la variable de la formula modificada, determinan como Microsoft Project se comporta.

La siguiente matriz puede ayudar a comprender como se comporta Microsoft Project

Saludos…

                      

1. Microsoft Project Exchange (MPX)
2. Microsoft Project  (MPP, MPT)
3. Microsoft Project Data Interchange (MSPDI XML)
4. Microsoft Project Data Base (MPD)
5. Planner (XML)
6. Primavera (XER y database)

Muy útil

Saludos…

                      

Alguna veces establecer el nivel de prioridad puede ser confuso, podrías preguntarte si debes usar uno o dos dígitos, si debes utilizar rangos altos o bajos?, si deberías priorizar todas o solo algunas tareas, etc., etc.

Aquí algunas sugerencias que podrían ayudarte a priorizar:

1. Después de que identifiques sobre cargas en tu calendario y antes de que utilices la característica de nivelación, inserta la columna “Prioridad” Priority en la vista grafica de Gantt:
2. Revisa tu proyecto e identifica todas las tareas que no quieres que sean niveladas y asígnales una prioridad de 1000.
3. Ahora identifica las tareas que pueden ser niveladas pero que prefieres sean niveladas al final, asígnales una prioridad de 800.
4. Seguido ordenaremos las tareas por prioridad, para esto seleccionamos Proyecto > Ordenar > Por prioridad.
5. 
6. Ya que están ordenadas por prioridad, las de 800 quedaran arriba, lo que te darán la oportunidad de analizarlas.
7. Identifica la tareas de prioridad 800 que puedan ser niveladas primero y asígnales el nivel 700 de prioridad y a las que pueden ser nivelas al final asígnales prioridad 900, el resto quedaran con 800. Ordena por ID las tareas para regresar al estado normal la vista.
8. El siguiente paso es identificar las tareas que pueden ser niveladas, pero que prefieres sean niveladas PRIMERO y les asignamos prioridad 200; seguido ordenamos por prioridad, analizamos el grupo “200” y a las tareas que pueden ser niveladas primero les asignamos 100 y las que deseamos queden al final 300; Finalmente ordenamos por ID.

Como ya abras deducido este proceso es recursivo y lo realizaras todas la veces que consideres necesario según las necesidades particulares de tu proyecto.

Saludos…

                      

Microsoft Project retarda las tareas de mas baja prioridad antes de retardar las de mas alta. Es decir una tarea de prioridad 200 es retrasada antes que una de prioridad 400.

El nivel de una tarea puede ser un numero de entre 1 y 1000, sin embargo debes considerar que las tareas con una prioridad de 1000 tiene una trato especial y no son tomadas en cuenta durando el proceso de nivelación.

Para establecer la prioridad desde la Grafica de Gantt, selecciona una tarea y da doble clic o presiona Shift+f2 o Menú Project > Información de la tarea, para desplegar la siguiente pantalla:

Finalmente considera siempre antes de realizar un proceso de nivelación de tareas revisar la priorización de las mismas.

Saludos…

                      

Asignaciones: Fechas de Inicio y Fin, Trabajo, Fase de tiempo del trabajo, Costos y Fase de tiempo para estos costos.

Tareas: Duración, Fecha de Inicio y Fin, Trabajo, Fase de tiempo del trabajo, Costos y Fase de tiempo para estos costos.

Recursos: Trabajo, Fase de tiempo del trabajo, Costos y Fase de tiempo para estos costos, Presupuesto de trabajo, Presupuestos de costos y Fase de tiempo para el presupuesto de estos costos.

Aunque es recomendable tener la menor cantidad posible de líneas base de nuestros proyectos Microsoft Project nos permite tener hasta 11 líneas base diferentes de nuestro proyecto.

Es importante comprender que debes rehacer tu línea base solo cuando tengas cambios importantes en el proyecto, como por ejemplo, retrasos, rebase de presupuesto o perdida de recursos clave. Así también el momento mas indicado para hacer tu primera línea base es cuando el plan inicial esta completo y el presupuesto está aprobado.

En Microsoft Project 2007 la forma de hacer una línea base es la siguiente:

Menú Herramientas > Seguimiento > Establecer LineaBase

Luego seleccionas la línea base que quieres establecer y das clic en el botón OK

Saludos…

                      

Saludos….

                      

Como ejemplo de esto, ve las dos imágenes a continuación en las que los 3 días, la tarea de duración fija fue incrementada en 30 horas de trabajo (Inicialmente tenia 24 horas) después de que el recurso fue asignado a la tarea.

Project 2007 SP2:

Project 2010 (Auto – Manual calendario de tareas)

Project 2010 aun muestra las unidades de asignación en la grafica cuando el valor de 100% es directamente alterado, pero tiene una nueva característica respecto al cambio en el trabajo escalar, toda vez que, el hacer una asignación sobre una tarea ya no altera automáticamente el campo unidades de asignación como lo hacia en versiones anteriores.

Para entender el nuevo comportamiento, analicemos la intensión y propósito de la unidades de asignación. Cuando un recurso es inicialmente asignado a una tarea en Project hay 3 importantes valores que caracterizan la asignación: Duración, Unidades de Asignación y Tota del Trabajo. La ecuación que rige la relación entre estos 3 valores es parte del núcleo de calendarización de Microsoft Project, algunas veces llamada “Ecuación de Acero de la calendarización”, y es definida como:

De esta manera un recurso con calendario estándar de 8hrs/día asignado a una tarea de 3 días al 100%, será calculado como:

Por la tanto, la asignación debe ser de 24 horas de trabajo en total.

Sin embargo en versiones anteriores de Project se utilizaba el campo unidades de asignación para rastrear dos aspectos ligeramente diferentes sobre la asignación de recursos a cada tarea:

• Mantener el registro de la carga inicialmente asignada al recurso como se detalla arriba.
• Mostrar el máximo nivel de trabajo asignado a un recurso.

Debido a que al campo se le pide que haga dos cosas diferentes los usuarios podrían experimentar un comportamiento inconsistente respecto a la extensión en la duración de la tarea en versiones anteriores al Project 2010. Para ayudar a resolver esta inconsistencia se ha utilizado el campo “PEAK” el cual se encarga de manejar la segunda función, dejando el campo unidades de asignación libre para rastrear la carga de trabajo. Checa el siguiente ejemplo:

Tenemos una tarea de 3 días configurada como “duración fija”, también tiene asignado a Steve quien trabaja con un calendario de estándar de 8hrs/día, lo cual indica que Steve tiene 24 hrs de trabajo total asignado.

Así se ve en Project 2007:

Y así se ve en Project 2010:

Hasta aquí parece ser que todo esta igual.

Ahora incrementamos el valor escalar de trabajo sobre la tarea a 30hrs, esto es cambiamos el valor de trabajo en la tabla de la izquierda de 24 a 30hrs. En ambas versiones podemos ver que el trabajo es distribuido a través de los 3 días asignados. Recordemos que la tarea es duración fija y no unidades fijas, por lo que el trabajo cambia para acomodar la nueva carga de trabajo. En Project 2007 el valor para las unidades de asignación incrementa a 125% para acomodar el cambio en el trabajo total sobre la asignación:

En este ejemplo, cualquier aumento en la duración de la tarea se traduciría en el trabajo se define en función del valor de misiones unidades coherentes con 10 horas / día.

En breve la segunda parte.

Saludos…