Plantillas en Microsoft Project
Después de trabajar con diferentes proyectos en base a metodologías comunes, procesos o aproximaciones, es normal que nos encontremos habilitados para trabajar con plantillas las cuales nos darán consistencia y un mejor rendimiento en la planeación de nuestros proyectos.
Una plantilla puede ser un WBS “work breakdown structure “(fases, tareas e hitos), relaciones y links entre tareas, duración, estimación, asignación genérica de recursos, vistas, etc..
Si aun no tenemos definidas plantillas, Microsoft Project cuenta con algunas que vale la pena explorar como por ejemplo para el desarrollo de un nuevo producto en todas sus fases las cuales puedes modificar sin temor a dañarlas o alterar algún proyecto, por supuesto deberías tomar en cuenta no guardar las modificaciones, en caso de que quieras conservar la plantilla original.
La siguiente lista enumera alguna consideraciones que podrías tener a la hora de generar una plantilla:
-
Tomate el tiempo necesario para crear un buen y consistente WBS.
-
Evita usar restricciones o deadlines por que esto puede limitar su reusabilidad.
-
No uses nombre de recursos, en su lugar usa roles.
-
Si asignas recursos a tareas asegúrate de que sean genéricos.
-
Asignar dependencias entre recursos y tareas ayuda a calendarizar mas fácilmente.
-
Igualmente asignar estimaciones de duración y trabajo ayuda a calendarizar mas fácilmente.
-
El tamaño de los proyectos involucra diferentes necesidades de planeación y seguimiento por lo cual podrías necesitar diferentes plantillas según su tamaño (pequeños, medianos y largos).
-
Puedes incluir en la plantilla vistas, tablas, filtros, grupos, campos, calendarios, etc..
Para trabajar con una plantilla en Microsoft Project, sigue los siguientes pasos:
-
Da clic en la pestaña Archivo, para que se abran las opciones de básicas de Project.
-
Da clic en Nuevo, se mostraran una variedad de opciones para trabajar con plantillas como tu lista de plantillas, Existentes o desde Office.com. como se muestra en la figura abajo.
-
Finalmente da clic en la deseada para cargarla.
Saludos…
Cuando usar Microsoft Project?
La respuesta es realmente muy fácil, MS Project es para proyectos, por lo cual lo utilizaras solamente en tus proyectos, lo que nos lleva a una segunda pregunta, que es un proyecto y como lo identifico?.
Pues vamos a las definiciones, se puede clasificar el trabajo que realizamos en 2 grandes tipos:
El primero en operaciones, las cuales están enfocadas a optimizar el valor y la utilización de los activos existentes mediante actividades en curso y repetitivas.
El segundo en proyecto, del cual se dice es un esfuerzo temporal orientado a la creación de un nuevo y único valor, que podría ser un producto, un servicio o simplemente un resultado y que incluso podría tomar la forma de un tangible o un intangible.
Debes notar que la definición indica la palabra temporal lo cual refiere que los proyectos deben tener un inicio y fin bien definidos, amen de que esto los hace únicos.
Apariencia de Microsoft Project 2010
Como puedes observar en la imagen la apariencia de Microsoft Project 2010 ha cambiado al estilo de cintas, mostrado por otras aplicaciones como Word y Excel 2007:
-
Accesos Rápidos: En esta barra de herramientas podemos agregar nuestros comando favoritos o frecuentes
-
Las Pestañas y Cintas: Remplazan los antiguos menús colgantes, ahora seleccionamos una pestaña que organiza las funciones a alto nivel en forma de grupos dentro de la cinta donde estos grupos contienen los comando necesarios para controlar nuestros proyectos.
-
Grupos: Son colecciones de comandos relacionados, cada cinta es dividida en múltiples grupos.
-
Comandos: Son características especificas que utilizamos para controlar un proyecto, cada cinta tiene diferentes comandos, algunos actúan inmediatamente otros lanzan un pantalla una pantalla de dialogo., Puedes obtener una breve descripción del comando posicionando el cursor por encima de el, como se muestra en la siguiente imagen.
-
Nombre Vista: Microsoft Project 2010, puede mostrar múltiples vistas en paneles independientes, el nombre de la vista activa siempre será mostrada a lo largo del borde izquierdo.
-
Acceso Directo a Vistas: Permite navegar entre las vistas mas comúnmente utilizadas en Microsoft Project.
-
Escala de Zoom: Nos permite aumentar o disminuir el área visible.
-
Barra de Estado: nos muestra detalles importantes sobre la configuración de la vista actual, como podría ser la aplicación de un filtro determinado.
Vista Calendario en Microsoft Project 2007
Bajo la primicia de que es imposible realizar una calendarización sin tener un calendario 
, la vista calendario es una de las vistas ofrecidas por Microsoft Project, esta vista tiene una apariencia similar a la de Outlook 2007 con vistas diarias, semanales y mensuales, puedes pasar a cualquiera de estas vistas a través de los botones en la parte superior del calendario, incluso puedes establecer fechas personalizadas a la vista.
Sobre la vista calendario las tareas individuales son representadas como óvalos delineados de color azul a través de las columnas que representan los días del calendario, las tareas resumen tienen color azul remarcadas y los hitos con fondo negro como se muestra en la siguiente imagen:
Saludos…
Las vistas de Microsoft Project
En la ejecución de los proyectos normalmente participan diferentes roles, los cuales por supuesto tienen diferentes perspectivas del proyecto cada uno de manera individual e incluso aislada, es decir, un contador, arquitecto, un diseñador, un programados, etc.. ven de forma diferente el proyecto. Los administradores de proyectos sin embargo tenemos la necesidad de ver el proyecto desde todas estas perspectivas.
Microsoft Project nos permite de una manera sencilla tener toda estas perspectivas de nuestro proyecto a través de las vistas, por lo tanto podríamos definir una vista es una herramienta para examinar el proyecto desde diferentes aspectos., Microsoft Project básicamente usa tres tipos de vistas en combinación:
-
Vista Graficas: Presenta la información utilizando imágenes
-
Vista Tablas: Presenta la información en filas y columnas, en esta vista cada fila representa la información completa de la tarea o recurso en el proyecto y cada columna representa campo que identifica la información que estas almacenando acerca de la tarea o recurso.
-
Vista Formularios: En este tipo de vista la información se presenta de manera individual para un ítem o tarea en el proyecto.
La vista que aparece por defecto al crear un proyecto es la Vista Grafica de Gantt.
|
Para visualizar las vistas disponibles podemos hacerlo desde la barra de vistas
Saludos…. |
|
Uso de plantillas en Microsoft Project 2007
Las plantillas son utilizadas para estandarizar el uso y apariencia de archivos de Microsoft Project 2007 dentro de un equipo o a través de una organización. Algunas plantillas trabajan detrás de escena definiendo la apariencia de algunos elementos como vistas y tablas en cada nuevo proyecto. Otras plantillas son ejemplos de de proyectos que puedes reutilizar en Microsoft Project.
Existen los siguiente tipos de plantillas:
-
The Global file (Global.mpt): Es un archivo que contiene la configuración por defecto aplicada a todos los nuevos proyectos, por ejemplo la vista desplegada al inicio, las unidades en las cuales el trabajo es desplegado (horas, días o semanas) y si el calculo en el calendario es manual o automático.
-
The Enterprise Global Template:Se encuentra disponible solo en Microsoft Project Professional, es un conjunto de configuraciones dentro un proyecto especial en el servidor y es usado en todos los proyectos de la organización. Esta plantilla asegura que todos los proyectos dentro de la organización sigan un estándar, como uso de vistas, campos y tablas. Es solo modificable por las personas que tienen privilegios explicitos sobre el servidor.
-
Template files: Son proyectos que se guardan como plantillas que sirven como base para diseñar futuros proyectos.
En cuanto al The Global File
No se puede abrir en Microsoft Project 2007, dado que solo es un conjunto de configuraciones aplicable a todos los proyectos. Sin embargo a través del Organizador puedes modificarlo para anexar o quitar nuevas configuraciones. Normalmente cualquier cambio hecho a vistas, tablas, filtros, calendarios, reportes y formularios son locales y aplican solo al archivo de Project actual y cualquier cambio hecho a las barras de herramientas p menús son guardados en el Global File por lo cual aplican para todos los los archivos de Project en la computadora, los cambio hechos a los módulos de Visual Basic for Applications (VBA) pueden ser locales o globales.
NOTA: Cuando abres un Enterprise Project desde Project Server las configuraciones en el Enterprise Global Template como vistas, barras de herramientas, tablas, etc. son aplicadas al proyecto, después de esto cualquier item que no tenga el mismo nombre en el global template es aplicado al proyecto.
Saludos…
Entendiendo como se comporta Microsoft Project
Hay un numero de factores que indican como Microsoft Project piensa, los dos principales factores son:
- La formula del calendario
- El tipo de tarea
La formula del calendario esta compuesta de tres variables:
- Unidades: El porcentaje de tiempo requerido por un recurso o recursos para completar la tarea.
- Duración: El numero de días de trabajo requeridos para completar la tarea
- Trabajo: El esfuerzo requerido para completar la tarea
La voz popular dice que la formula del calendario es: Unidades X Duración = Trabajo
Vamos a comprobarlo, cuando inicialmente asignas un recurso a una tarea, esta es la formula que es utilizada, Ejemplo:
Creamos una tarea que tiene 5 días en duración
Ahora asignamos un recurso a esta tarea
Tan pronto como asignamos el recurso a la tarea, el trabajo cambia a 40 horas; fue calculado de la siguiente manera:
- Unidades x Duración = Trabajo
- 100% x ( 5 x 8
horas diarias según calendario estándar) = 40 - 100% x 40 = 40 horas
Usando matemáticas simples, podemos re-escribir nuestra ecuación para cada una de las diferentes variables, dando como resultado tres diferentes maneras de ver la formula del calendario:
- Unidades x Duración = Trabajo
- Trabajo / Duración = Unidades
- Trabajo / Unidades = Duración
Ahora analicemos el funcionamiento de Microsoft Project
Lo primero que tenemos que hacer es introducir el tipo de tarea en el campo “Type”.
Por defecto esta como “unidades fijas” fixed units, pero existen tres tipos de tareas
- Duración Fija
- Unidades Fijas
- Trabajo Fijo
Veamos como se calcula la DURACION, para esto dejaremos el tipo de tarea como unidades fijas y cambiaremos el trabajo a 80 horas, lo cual de forma automática cambia la duración a 10 días.
La duración de 10 días fue calculada de la siguiente manera:
Trabajo / Unidades = Duración
80 / 100% = 80
ó
80 / 100% = ( 80 / 8 )
ó
80 / 100% = 10 días
Si este comportamiento quisiéramos esquematizarlo en una pequeña tablita se veria de la siguiente manera:
Pasemos a observar como se calcula el TRABAJO, partiendo de nuestro escenario inicial
Dejaremos el tipo de tarea como unidades fijas e ingresaremos 10 días de duración
Así es como el trabajo fue calculado:
Unidades x Duración = Trabajo
100% * 10 días = 80
ó
100% * 10 días = ( 10 * 8 )
ó
100% * 10 días = 80 Horas Trabajo
Sigamos ahora con el análisis del calculo de las UNIDADES, partiendo del escenario inicial
Cambiamos el tipo de tarea a Duración Fija e ingresamos 20 horas de trabajo
Las unidades fueron calculadas de la siguiente manera
Trabajo / Duración = Unidades
20 / 5 días = 50%
ó
20 / 5 días = 20 / (8 * 5)
ó
20 / 5 días = 20 / 40
ó
20 / 5 días = 0.5
En resumen
Existen tres diferentes tipos de tareas:
- Unidades Fijas
- Trabajo Fijo
- Duración Fija
Hay tres diferentes variables en la formula de calendario:
- Unidades
- Trabajo
- Duración
La combinación del tipo de tarea configurada y la variable de la formula modificada, determinan como Microsoft Project se comporta.
La siguiente matriz puede ayudar a comprender como se comporta Microsoft Project
Saludos…
Manipulación de archivos Microsoft Project desde .NET
Navegando en la red me encontré con información sobre este excelente proyecto de código libre, llamado MPXJ que te permite manipular información de los archivos de Microsoft Project desde .NET, soporta siete tipos de formatos de datos:
- Microsoft Project Exchange (MPX)
- Microsoft Project (MPP, MPT)
- Microsoft Project Data Interchange (MSPDI XML)
- Microsoft Project Data Base (MPD)
- Planner (XML)
- Primavera (XER y database)
Muy útil 
Saludos…
Método para establecer la prioridad de las tareas
Como mencionaba en el post anterior antes de utilizar la característica de nivelación de Microsoft Project es aconsejable establecer la prioridad de las tareas. Establecer una prioridad indica la importancia de la tarea y disponibilidad para nivelación.
Alguna veces establecer el nivel de prioridad puede ser confuso, podrías preguntarte si debes usar uno o dos dígitos, si debes utilizar rangos altos o bajos?, si deberías priorizar todas o solo algunas tareas, etc., etc.
Aquí algunas sugerencias que podrían ayudarte a priorizar:
-
Después de que identifiques sobre cargas en tu calendario y antes de que utilices la característica de nivelación, inserta la columna “Prioridad”
Priorityen la vista grafica de Gantt:
-
Revisa tu proyecto e identifica todas las tareas que no quieres que sean niveladas y asígnales una prioridad de 1000.
-
Ahora identifica las tareas que pueden ser niveladas pero que prefieres sean niveladas al final, asígnales una prioridad de 800.
-
Seguido ordenaremos las tareas por prioridad, para esto seleccionamos Proyecto > Ordenar > Por prioridad.
-
-
Ya que están ordenadas por prioridad, las de 800 quedaran arriba, lo que te darán la oportunidad de analizarlas.
-
Identifica la tareas de prioridad 800 que puedan ser niveladas primero y asígnales el nivel 700 de prioridad y a las que pueden ser nivelas al final asígnales prioridad 900, el resto quedaran con 800. Ordena por ID las tareas para regresar al estado normal la vista.
-
El siguiente paso es identificar las tareas que pueden ser niveladas, pero que prefieres sean niveladas PRIMERO y les asignamos prioridad 200; seguido ordenamos por prioridad, analizamos el grupo “200” y a las tareas que pueden ser niveladas primero les asignamos 100 y las que deseamos queden al final 300; Finalmente ordenamos por ID.
Como ya abras deducido este proceso es recursivo y lo realizaras todas la veces que consideres necesario según las necesidades particulares de tu proyecto.
Saludos…
Que es la Prioridad de las tareas en Microsoft Project
El resultado típico de realizar una nivelación de tareas en Microsoft Project es el retardo y división de algunas de las tareas de nuestro proyecto, la prioridad de las tareas es un valor que se le asigna para tratar de evitar el retraso en algunas de ellas. Por default Microsoft Project asigna una prioridad de 500 a todas la tareas, sin embargo cuando se asigna una prioridad diferente, el valor es considerando para cada tarea en el momento en el que se realiza la nivelación de tareas considerando la prioridad de mayor a menor es decir el mas alto numero tiene mayor prioridad.
Microsoft Project retarda las tareas de mas baja prioridad antes de retardar las de mas alta. Es decir una tarea de prioridad 200 es retrasada antes que una de prioridad 400.
El nivel de una tarea puede ser un numero de entre 1 y 1000, sin embargo debes considerar que las tareas con una prioridad de 1000 tiene una trato especial y no son tomadas en cuenta durando el proceso de nivelación.
Para establecer la prioridad desde la Grafica de Gantt, selecciona una tarea y da doble clic o presiona Shift+f2 o Menú Project > Información de la tarea, para desplegar la siguiente pantalla:
Finalmente considera siempre antes de realizar un proceso de nivelación de tareas revisar la priorización de las mismas.
Saludos…
Desde el Globo…
Enterate....
