Las unidades de asignación determinan el porcentaje al cual un recurso esta asignado a trabajar sobre una tarea. Este campo es establecido al 100% por default, aunque puede ser menos o mas dependiendo de las necesidades del administrador del proyecto. In Project 2007 y versiones anteriores, cuando este valor difiere del 100% se muestra al lado del nombre del recurso en la grafica de Gantt. Para Project 2010 se han hecho algunos cambios en la forma en la que el campo Unidades de Asignación es calculado. Estos cambios obedecen a la forma en la que los cálculos son afectados cuando los recursos registran tiempos extras de trabajo. En Project 2010 se clarifica la definición del el campo “Peak” y el campo unidades de asignación, los cuales en versiones anteriores tenían funcionalidad que se traslapaba, sin embargo ahora son mucho mas definidos en sus roles. Como resultado de estos cambios el campo unidades de asignación ya no es modificado automáticamente al disminuir o aumentar el valor por default de 100%, como consecuencia el campo no es mostrado en la grafica de Gantt como antes pasaba. Eso genera algo de confusión pero trataremos de explicarlo:

Como ejemplo de esto, ve las dos imágenes a continuación en las que los 3 días, la tarea de duración fija fue incrementada en 30 horas de trabajo (Inicialmente tenia 24 horas) después de que el recurso fue asignado a la tarea.

Project 2007 SP2:

Project 2010 (Auto – Manual calendario de tareas)

Project 2010 aun muestra las unidades de asignación en la grafica cuando el valor de 100% es directamente alterado, pero tiene una nueva característica respecto al cambio en el trabajo escalar, toda vez que, el hacer una asignación sobre una tarea ya no altera automáticamente el campo unidades de asignación como lo hacia en versiones anteriores.

Para entender el nuevo comportamiento, analicemos la intensión y propósito de la unidades de asignación. Cuando un recurso es inicialmente asignado a una tarea en Project hay 3 importantes valores que caracterizan la asignación: Duración, Unidades de Asignación y Tota del Trabajo. La ecuación que rige la relación entre estos 3 valores es parte del núcleo de calendarización de Microsoft Project, algunas veces llamada “Ecuación de Acero de la calendarización”, y es definida como:

De esta manera un recurso con calendario estándar de 8hrs/día asignado a una tarea de 3 días al 100%, será calculado como:

Por la tanto, la asignación debe ser de 24 horas de trabajo en total.

Sin embargo en versiones anteriores de Project se utilizaba el campo unidades de asignación para rastrear dos aspectos ligeramente diferentes sobre la asignación de recursos a cada tarea:

• Mantener el registro de la carga inicialmente asignada al recurso como se detalla arriba.
• Mostrar el máximo nivel de trabajo asignado a un recurso.

Debido a que al campo se le pide que haga dos cosas diferentes los usuarios podrían experimentar un comportamiento inconsistente respecto a la extensión en la duración de la tarea en versiones anteriores al Project 2010. Para ayudar a resolver esta inconsistencia se ha utilizado el campo “PEAK” el cual se encarga de manejar la segunda función, dejando el campo unidades de asignación libre para rastrear la carga de trabajo. Checa el siguiente ejemplo:

Tenemos una tarea de 3 días configurada como “duración fija”, también tiene asignado a Steve quien trabaja con un calendario de estándar de 8hrs/día, lo cual indica que Steve tiene 24 hrs de trabajo total asignado.

Así se ve en Project 2007:

Y así se ve en Project 2010:

Hasta aquí parece ser que todo esta igual.

Ahora incrementamos el valor escalar de trabajo sobre la tarea a 30hrs, esto es cambiamos el valor de trabajo en la tabla de la izquierda de 24 a 30hrs. En ambas versiones podemos ver que el trabajo es distribuido a través de los 3 días asignados. Recordemos que la tarea es duración fija y no unidades fijas, por lo que el trabajo cambia para acomodar la nueva carga de trabajo. En Project 2007 el valor para las unidades de asignación incrementa a 125% para acomodar el cambio en el trabajo total sobre la asignación:

En este ejemplo, cualquier aumento en la duración de la tarea se traduciría en el trabajo se define en función del valor de misiones unidades coherentes con 10 horas / día.

En breve la segunda parte.

Saludos…